就業規則の作成・見直し

人間が２人以上になると、必ずルールが必要だと言われます。そのルールのかたちは、法律であったり、契約であったり、道徳やしきたりであったり、さまざまです。

人間は本来、利己的で自分勝手な生き物ですから、こうしたルールがなくては社会が成立しないのは一目瞭然です。たとえば、刑法という法律で国民を守らなければ、腕力の強い者が弱い者から略奪し、のさばっていく、悲惨な社会となるでしょう。

また、スポーツなどをとっても、競技として成立するためには、公平なルールが必要です。このように、近代社会にはさまざまなルールが存在しています。

そして、会社の中にも、必ず何らかのルールが存在しているはずです。たとえば、「時間」や「休み」、「給料」といった労働条件に関する決めごともルールの一つです。また、近年では、不適切なＳＮＳへの投稿が問題となっており、社内でのスマートフォンの使用をルール化している会社もあるでしょう。

就業規則とは、大雑把に言うと、そのような"会社の中のルール"を文書で明確化にした「ルール・ブック」である、ということができます。

理由は単に、労働基準法上の作成・届出義務を果たすためだけではありません。トラブルを未然に防ぎ、あるいは最小限に押さえるために、就業規則が必要なのです。

たとえば、こういうケースを考えてみましょう。

• 無断欠勤や遅刻を繰り返し、注意しても改善されない従業員がいる
• 何年間にもわたり、休職と復職を繰り返している従業員がいる
• パート従業員を正社員に転換したいが、公平なルールがない
• 定年を迎える社員がいるが、その後の処遇はどうしたらいいか
• 部下を執拗にいじめている部長がいる

このようなとき、就業規則がなければ、忙しい経営者がいちいち頭を悩ませることになります。一方、就業規則に対応策を盛り込んでおくと次のような効果があります。

• 就業規則を通じて「会社の考え方」を社員に知らせておくことで、会社との信頼関係が強まる
• 問題が起きてしまったときも、就業規則に規定があるので、社長がいちいち頭を悩ませる必要がない
• 従業員に説明する場合も、就業規則の中の該当部分を示すことで、納得してもらいやすくなる
• いざ裁判や労働審判になっても、就業規則を根拠に主張できる

経営者の方の中には、こうおっしゃる方がいます。

• 「ウチの会社は、従業員と信頼関係ができているから大丈夫」
• 「創業して100年にもなるが、いまだかつてトラブルは一度もない」
• 「いざ揉め事になったら、辞めてもらえばいい」

しかし、時代は変わりつつあります。インターネットなどの普及により、一般の人が手に入れることができる知識・情報量は、従来とは比べ物になりません。「残業代不払い」「不当解雇」などのキーワードで検索すると、数十万件の情報が簡単に取り出せる時代です。

また、トラブルは今いる従業員との間でばかり起こるとは限りません。むしろ、信頼関係が希薄な分、新しく採用した従業員との間で起こるトラブルの方が多いといわれています。

これまではともかく、今後もトラブルと無縁かどうかは、わからないのです。いざという時に慌てないために、「会社を守る就業規則」を作成しておかれることをお勧めします。

就業規則はたくさんの条文から成っていますが、その中には「法令等の縛りがある部分」と「会社が自由に決めてよい部分」とがあります。

就業規則を作成する上では、この「会社が自由に決めてよい部分」について、どのように規定しておくかがポイントとなります。たとえば休職制度は「会社が自由に決めてよい部分」に該当し、大企業では「最長3年間」としているところが多いようですが、中小企業で３年も休職を認めると支障が出る可能性が高く、また休職期間中も社会保険料の負担は続きます。

ここで重要なポイントは、就業規則を会社の規模・実態に合わせた内容にすることです。

さらに、あまりにも固定的・限定的な表現にしてしまうと、いざ運用する際に支障をきたしてしまいます。定めるべきところは具体的に規定しつつ、柔軟に運用できるような余地を残しておくこと——これが「使える就業規則」のポイントです。

就業規則については、社会保険労務士（社労士）にご相談ください。